Tahapan Fasilitasi Penataan Kelembagaan BKAD

1. Sosialisasi Tingkat Kecamatan

Sosialisasi tingkat kecamatan dilakukan dalam forum musyawarah antar desa yang dihadiri oleh seluruh kepala desa, kelembagaan desa dan wakil masyarakat. Agenda yang dibahas pada pertemuan ini adalah : 

1. Evaluasi Kelembagaan BKAD/Sosialisasi perlunya melakukan kerjasama antar desa pada lokasi kecamatan yang belum membentuk BKAD.
2. Identifikasi kelengkapan dokumen  pembentukan organisasi Kerjasama Antar Desa dan pembentukan Badan Kerjasama Antar Desa dan dokumen aturan dasar organisasi. 
3. Menyepakati kesepakatan untuk melakukan review proses dan penataan legalitas dan dokumen administrasi Kerjasama Antar Desa melalui Pembentukan Badan Kerjasama Antar Desa dan unit-unit kerja Badan Kerjasama Antar Desa 
4. Menyusun RKTL tahapan penataan kelembagaan BKAD dan menyepakati jadwal Musyawarah Desa untuk menjelaskan rencana dilakukannya kerjasama antar desa.

Hasil kesepakatan musyawarah desa dituangkan kedalam berita acara musyawarah dengan dilampiri notulen dan dokumentasi kegiatan.

Penting Diperhatikan !

Penataan kelembagaan BKAD diawali dengan melengkapi dokumen organisasi dan aturan dasar Kerjasama Antar Desa yaitu :

1. Peraturan Daerah Tentang Kerjasama desa
2. Berita acara, notulensi dan dokumentasi Musyawarah Antar Desa Sosialisasi pelaksanaan Kerjasama Antar Desa
3. Berita  acara, notulensi dan  dokumentasi  Musyawarah Desa Persetujuan untuk melaksanakan Kerjasama Antar Desa
4. Peraturan Desa tentang Kerjasama Desa
5. Surat Keputusan Kepala Desa Tentang Badan Kerjasama Desa
6. Surat Keputusan Bersama Kepala Desa Tentang Kerjasama Antar Desa
7. Peraturan Bersama Kepala Desa Tentang Badan Kerjasama Antar Desa
8. Naskah Kesepahaman Bersama (MOU) seluruh kepala desa tentang nilai aset masing-masing desa yang menjadi modal pelaksanaan Kerjasama Antar Desa, penetapan bidang kegiatan kerjasama antar desa dan unit-unit kerja yang dibentuk dalam melaksanakan kegiatan kerjasama antar desa. 
9. Anggaran dasar dan Anggaran Rumah Tangga BKAD 
10. Akta Pendirian BKADyang disyahkan oleh Notaris 
11. Surat Keputusan Bupati tentang Susunan Pengurus Harian dan Pengurus Unit Kerja badan Kerjasama Antar Desa 
12. SOP Unit-Unit kerja BKAD dan Mekanisme pengambilan Keputusan (Perguliran, Penanganan Masalah, Seleksi dan pemilihan pengurus unit kerja BKAD, Jenis-Jenis Rapat BKAD dan Mekanisme Pertanggungjawaban unit-unit kerja BKAD). 
13. Dokumen RencanaStrategis BKAD 
14. RKTL Kegiatan BKAD

2. Musyawarah Desa Persetujuan Kerjasama Antar Desa

Musyawarah Desa persetujuan kerjasama antar desa adalah forum musyawarah warga masyarakat dan pemangku kepentingan di desa untuk membahas rencana dilaksanakannya Kerjasama Antar Desa dan meminta persetujuan seluruh masyarakat desa. Agenda kegiatan musyawarah ini adalah :

1. Sosialisasi tujuan, manfaat dan mekanisme pelaksanaan Kerjasama Antar Desa.
2. Pandangan umum peserta musyawarah terhadap rencana kerjasama antar desa
3. Pernyataan persetujuan peserta musyawarah untuk melakukan kerjasama antar desa
4. Menetapkan bidang-bidang kegiatan apa saja yang akan menjadi kegiatan Kerjasama Antar Desa, serta sumberdaya apa saja yang akan dikerjasamakan pengelolaannya melalui Kerjasama Antar Desa.
5. Penetapan 6 orang calon pengurus Badan Kerjasama Desa (BKD), yang akan mewakili desa dalam melaksanakan Kerjasama Antar Desa yang terdiri dari; Unsur pemerintahan Desa, Unsur BPD (Tuha Peut), Unsur LPMD, Unsur Kelembagaan lain dan wakil masyarakat, dimana minimal 3 (tiga) orang dari pengurus BKD tersebut adalah kaum perempuan.

Hasil kesepakatan musyawarah desa dituangkan kedalam berita acara musyawarah dengan dilampiri notulen dan dokumentasi kegiatan.

3. Penyusunan Rancangan Perdes Kerjasama Desa

Setelah masyarakat memberikan persetujuan kepada Kepala Desa untuk melakukan Kerjasama Antar Desa, selanjutnya dengan dibantu oleh calon anggota BKD Kepala Desa menyusun rancangan peraturan desa tentang kerjasama desa. (Contoh peraturan desa kerjasama desa terlampir).

Segera setalah diselesaiakannya rancangan peraturan desa tentang kerjasama desa, selanjutnya Kepala Desa menyampaikan rancangan tersebut kepada Badan Permusyawaratan Desa melalui surat permohonan persetujuan BPD untuk menetapkan rancangan perdes kerjasama desa menjadi peraturan desa kerjasama desa.

 4. Proses Legislasi di BPD (Tuha Peut)

Proses legislasi rancangan peraturan desa meliputi tahapan pembahasan sebagai berikut :

1.   Rapat Paripurna :

Rapat paripurna pimpinan dan anggota BPD (Tuha Peut) ini mengagendakan pembahasan rancangan awal Peraturan Desa Tentang  Kerjasama Desa oleh pimpinan dan anggota BPD (Tuha Peut),  pada rapat ini dilakukan proses koreksi dan input terhadap substansi yang diatur dalam rancangan Peraturan Desa Tentang Kerjasama Desa tersebut.

2.   Rapat konsultasi publik

Rapat konsultasi publik adalah rapat pembahasan rancangan peraturan desa Tentang Kerjasama Desa yang dilakukan oleh BPD bersama wakil-wakil masyarakat yang kompeten, untuk mengetahui sejauh mana respon berbagai pihak terhadap rancangan peraturan desa yang dirumuskan tersebut.

3.   Rapat pembahasan dengan pemerintah desa

Rapat dengan pemerintah desa dilakukan untuk penyelarasan akhirrancanganperaturan desa tentang Kerjasama Desa sekaligus disampaikannya saran perbaikan dari BPD berdasarkan hasil rapat paripurna dan konsultasi publik.

4.    Persetujuan BPD (Tuha Peut)

Persetujuan BPD (Tuha Peut) adalah dokumen surat yang ditandatangani unsur pimpinan dan anggota BPD (Tuha Peut) berisi persetujuan untuk menetapkan Rancangan Peraturan Desa Tentang Kerjasama Desa menjadi Peraturan Desa Tentang Kerjasama Desa.

5. Penetapan Perdes

Penetapan Peraturan Desa tentang Kerjasama Desa dilakukan oleh Kepala Desa (Geuchik) setelah diterbitkan persetujuan oleh BPD (Tuha Peut). Mengacu pada ketentuan pasal 69 ayat (11) Undang-Undang nomor 6 Tahun 2014 Tentang Desa Peraturan Desa diundangkan dalam  Berita Desa dan Lembaran Desa oleh sekretaris Desa.

6. Penetapan SK-Kepala Desa Tentang Pengurus BKD

Setelah terbitnya peraturan desa tentang kerjasama desa, maka Kepala Desa segera menetapkan Susunan Pengurus Badan Kerjasama Desa dengan Surat Keputusan Kepala Desa

7. Penyiapan Dokumen Antar Desa

Dokumen antar desa dipersiapkan dalam bentuk rancangan oleh tim kecil yang merupakan perwakilan BKD dari masing-masing desa yang memiliki kapasitas dalam penyusunan regulasi dan aturan dasar keorganisasian dibantu oleh FK dan PJOK. Proses penyusunan dokumen antar desa dilakukan setelah seluruh desa menerbitkan Peraturan Desa Tentang Kerjasama Desa dan  Menetapkan Susunan Pengurus BKD desa dengan SK-Kepala Desa.  Perdes Kerjasama Desa dari masing-masing desa akan menjadi dasar dalam penyusunan dokumen antar desa.

Dokumen organisasi Kerjasama Antar Desa terdiri dari :

1. Rancangan Surat Keputusan Bersama Kepala Desa, untuk melakukan Kerjasama Antar Desa dengan mendirikan BKAD.
2. Rancangan Peraturan Bersama Kepala Desa Tentang Badan Kerjasama Antar Desa
3. Rancangan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga BKAD
4. Rancangan SOP  unit-unit kerja BKAD.

8. Seleksi Calon Pengurus Harian dan Calon Pengurus Unit-unit Kerja BKAD

Dalam rangka revitalisasi kelembagaan BKAD dan unit-unit kerja BKAD, dilakukan seleksi terhadap calon pengurus harian BKAD, maupun pengurus unit-unit kerja BKAD. Maksud seleksi adalah untuk memastikan agar sumberdaya manusia yang akan diplih menjadi pengurus harian BKAD dan unit-unit kerja dalam Musyawarah Antar Desa, memiliki kapasitas dan kompetensi sesuai kriteria yang dibutuhkan.

Proses seleksi dilakukan oleh panitia seleksi yang terdiri dari Kasie Pemberdayaan Masyarakat Kecamatan/PJOK, Unsur BKD, Lembaga Swadaya Masyarakat di Kecamatan/Lembaga lain yang kompeten dan Unsur masyarakat kecamatan dengan jumlah kepanitiaan antara5-7 orang (Diatur dalam peraturan bersama kepala desa).

Panitia seleksi berkewajiban menginformasikan kebutuhan calon pengurus harian dan unit-unit kerja BKAD ke masing-masing desa dan mengumumkannya secara terbuka dengan menggunakan saluran media yang tersedia di kecamatan.Mekanisme pelaksanaan seleksi diatur oleh kerangka acuan pelasanaan seleksi calon pengurus harian BKAD dan unit-uit kerja BKAD yang disusun oleh panitia seleksi oleh Fasilitator Kecamatan .

Pengurus harian BKAD berasal dari anggota BKD desa, namun demikian dengan mempertimbangkan bahwa pengurus harian akan menjalankan tugas secara penuh waktu, maka sebaiknya pengurus harian BKAD bukan berasal dari Kepala Desa dan Ketua BPD. Sedangkan pengurus unit-unit kerja BKAD berasal dari warga masyarakat yang memiliki kompetensi serta profesional untuk menjadi pengurus unit unit kerja BKAD.

Calon pengurus harian dan pengurus unit-unit kerja BKAD yang lolos seleksiditetapkan dengan keputusan panitia seleksi.Selanjutnya akan dipilih dan diputuskan menjadi menjadi pengurus harian dan pengurus unit-unit kerja BKAD dalam Musyawarah Antar Desa.

9. MAD/Deklarasi Pembentukan Badan Kerjasama Antar Desa

Setelah tim perumus menyelesaikan penyusunan rancangan keputusan bersama, rancangan peraturan bersama kepala desa, rancangan AD/ART BKAD dan SOP Unit-unit Kerja BKAD, maka selanjutnya tim perumus dengan didampingi PJOK melaporkan hasil kerjanya kepada Camat.  Setelah Camat melakukan meneliti rancangan ketetapan serta peraturan yang dibuat maka ditetapkanlah waktu pelaksanaan Musyawarah Antar Desa untuk Deklarasi Pelaksanaan Kerjasama Antar Desa.  Proses deklarasi ini dihadiri oleh seluruh anggota BKD masing-masing desa, tokoh masyarakat, lembaga swadaya masyarakat di kecamatan dan undangan lainnya. Agenda yang dilaksanakan adalah :

1. Pembacaan dan penandatanganan Surat keputusan Bersama para kepala desa Tentang Pelaksanaan Kerjasama Antar Desa.
2. Pembacaan dan penandatanganan Peraturan Bersama Para Kepala Desa Tentang Pembentukan BKAD sebagai pelaksana kegiatan Kerjasama Antar Desa.
3. Penandatanganan naskah kesepahaman (MOU)seluruh kepala desa tentang aset yang dikerjasamakan, biaya-biaya, bidang kegiatan dandan unit-unit kerja apa saja yang akan dibentuk oleh BKAD.
4. Pembahasan dan Penetapan AD/ART BKAD
5. Pembahasan dan Penetapan SOP unit-unit kerja BKAD
6. Penyusunan RKTL kegiatan penyusunan rencana strategis BKAD
7. Doa/Tutup

10. Perumusan Rencana Strategis Kegiatan  BKAD 

Rencana strategis Badan Kerjasama Antar Desa (BKAD) adalah sebuah dokumen tertulis yang memuat arah kebijakan pelaksanaan kerjasama antar desa melalui  BKAD selama kurun waktu 3 (tiga) tahun.Rencana strategis dibuat melalui sebuah proses perencanaan yang dirancang agar BKAD mampu menjawab pertanyaan mendasar mencakup :

1. Mengapa  BKAD itu didirikan? Yakni kondisi-kondisi yang menjadi hal yang melatar belakangi berdirinya organisasi BKAD
2. Apa yang dilakukan BKAD? Adalah isu besar yang dapat dilakukan BKAD untuk menyikapi persoalan yang akan dihadapinya atau bagaimana positioning BKAD terhadap persoalan yang dirumuskan dalam analisa.
3. Kearah mana BKAD akan dibawa? Artinya mimpi besar apa yang ingin dicapai BKAD terkait dengan objek dan isu yang menjadi ruang lingkup penanganan serta urusan strategis yang akan dilakukan oleh BKAD.
4. Bagaimana cara mencapai tujuan BKAD? Hal ini mencakup pokok-pokok program dan unsur kelembagaan pendukung untuk meraih mimpi besar yang telah dirumuskan bersama.

Rencana strategis BKAD setidaknya  memuat tiga hal penting yaitu :

1.  Arah Organisasi (Visi dan Misi) , program jangka panjang, dan program jangka pendek atau lingkup kerjasama dengan pihak lain yang sesuai dengan Visi dan Misi BKAD.
2. Manajemen organisasi dan sumberdaya manusia meliputi perencanaan dan pengembangan unit pendukung organisasi, penguatan kapasitas dan mekanisme pengisian personil kelembagaan pendukung BKAD
3. Manajemen keuangan, meliputi perencanaan keuangan, pengelolaan keuangan, dan penggalangan sumber-sumber dana untuk membiayai keberlangsungan lembaga BKAD.